Vous démarrez votre activité de courtage et vous cherchez les meilleurs outils pour amorcer votre activité ? Vous êtes courtier établi et vous trouvez que vous passez trop de temps à saisir ou chercher de l'information ? Vous cherchez simplement à gagner en efficacité ? Les outils digitaux et applicatifs à destination des courtiers ont fleuri sur le marché ces dernières années, avec la promesse de libérer les courtiers des tâches administratives. Mais quels sont ces outils et comment les utiliser ? De quoi un courtier a-t-il vraiment besoin ?‍

Quels outils pour quels besoins ?

Les outils digitaux proposés aux courtiers adressent différents besoins. Nous pouvons les segmenter selon le besoin auquel ils répondent :

• La gestion commerciale des clients et des prospects
• La souscription, la tarification et la gestion de contrats (aussi appelé "marketplace")
• La gestion téléphonique
• La gestion de la conformité

Il est entendu ici que nous laissons de côté les solutions du marché adressants les besoins généralisés des professions indépendantes, tels que la comptabilité, la gestion financière, la facturation... qui sont autant de thèmes sur lesquels des solutions existent.

La gestion commerciale des clients et des prospects

La prospection de nouveaux clients et la gestion des clients en portefeuille sont certainement la préoccupation la plus importante d'un courtier au sujet de son activité. Pourtant, aujourd'hui, une majorité de courtiers continue de suivre son activité sur feuillet Excel, voire même sur papier. Depuis les années 2010, des solutions sont apparues sur le marché des CRM (Client Relationship Management) pour aider les courtiers à digitaliser leur gestion clients.

Une partie de ces solutions CRM ont été développées spécifiquement pour les besoins des courtiers en assurance. Elles permettent en particulier :

• L'enregistrement d'une base de contacts, incluant leur coordonnées, pour les personnes morales (entreprises) et les personnes physiques (individus)
• La consolidation, à partir d'une connexion native aux systèmes d'email, de tous vos échanges écrits avec ces contacts
• La mise-à-jour de statut pour chacun des contacts : du prospect au client actif, en passant par le devis
• La consolidation de tous les contrats actifs, du statut des paiements clients, et du montant des commissions liées dans un tableau d’activité
• L'envoi d'emails automatiques de relances
• L'enregistrement automatique des réclamations
• L'alimentation de la base "prospects" en leads, via une connexion à une plateforme d'achats de leads

La souscription, la tarification et la gestion de contrats (aussi appelé "marketplace")

Bien qu'aujourd'hui essentiellement réalisée sur les extranets des compagnies et des courtiers dits "grossistes", la souscription, la tarification et la gestion des contrats unifiée au sein d'un même outil ont commencé à être intégrées sur des plateformes. Parfois nommées "marketplace", notamment lorsqu'elles facilitent l'étape de comparaison, ces plateformes commencent à émerger sur le marché, avec plus ou moins de maturité, selon si elles incorporent et unifient une petite ou grande partie des besoins des courtiers d'assurance.

Pour juger une "marketplace d'assurance", nous vous recommandons d'étudier les critères suivants :

• La diversité des contrats adressés : à quel point reflète-t-elle vos besoins ?
• La capacité à multi-tarifer pour chaque contrat, sur plusieurs compagnies
• La possibilité d'envoyer des devis directement aux clients, via l'application
• L'intégration de la souscription, sans repasser par l'extranet compagnie
• L'intégration du paiement dans le parcours final proposé au client

La gestion téléphonique

Depuis le 1er avril 2022, et l'encadrement des pratiques du démarchage téléphonique, les conversations entre un courtier distributeur et son client devront être conservées pendant une durée de deux ans à compter de la signature du contrat. Le client peut demander à recevoir une copie de cet enregistrement. De ce fait, les plateformes de gestion téléphonique sont devenues indispensables aux courtiers qui pratiquent le démarchage téléphonique.

La gestion de la conformité

Casse-tête pour les courtiers, la gestion de la conformité peut devenir un cauchemar si elle est sanctionnée d'une contrôle des autorités et que les procédures n'ont pas été respectées. Procédures LCB-FT, lutte contre la corruption, ... toutes ces thématiques ont été déclinées sur la distribution d'assurance afin de limiter l'exposition des compagnies et de l'économie en général aux pratiques à risque. Comment un courtier peut-il faire face à ce qui est parfois taxé de "surenchère" de régulation ?

Des logiciels sont apparus sur le marché afin d'aider le courtier à automatiser ses vérifications de conformité. Les fonctionnalités proposées par ces logiciels sont multiples. Les principales sont :

• L'enregistrement et l'archivage des documents d'identité transmis par le client
• L'automatisation des vérifications de conformité sur les listes clients : listes de gel des avoirs, PEP (Personnes Politiquement Exposées)
• La collecte d'informations telles que les bénéficiaires effectifs (pour les contrats visant des sociétés)
• La remontée d'alertes comme par exemple si une entreprise client passe en procédure collective

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En définitive, pour un courtier en assurance, il n'y a pas de suite d'outils idéale. Pour faire les meilleurs choix, il est important d'étudier son besoin en amont afin de définir quels sont les solutions prioritaires à mettre en place et les éditeurs de logiciels les plus à même de répondre à ces exigences. Après tout, si les solutions digitales peuvent vous aider dans votre activité, elles ne remplaceront jamais le contact que vous avez personnellement avec vous clients, donc le meilleur conseil reste d'utiliser ces outils pour économiser autant de temps et d'énergie à mettre-à-disposition de ses clients.

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